Le système de management de l'environnement SME - Communication externe

Les exigences sont les suivantes :

• Rendre disponible la politique environnementale pour le public.
• Prendre en considération les points de vue des parties intéressées dans les objectifs et cibles.
• Recevoir et documenter les demandes des parties intéressées externes et y apporter des réponses. Il ne s'agit pas forcément de plaintes (cf. réclamation clients en assurance qualité) mais il peut s'agir de questions, propositions, plaintes. La procédure doit permettre de gérer n'importe quel type de demande (demande faite lors d'une visite de site, demande faite par écrit, demande faite par téléphone, demande faite les jours et heures ouvrés, demandes faites en dehors des jours et heures ouvrés).
• Etudier l'opportunité d'adopter des processus de communication externe et consigner sa décision par écrit. Quelle que soit la décision, elle doit être consignée par écrit. Par exemple, dans un compte-rendu de revue de direction, dans le manuel environnement. Ces actions de communication externes peuvent être déjà existantes (visites guidées du site, interventions portant sur son SME dans différents organismes comme un syndicat, échanges ou communication d'information aux administrations, en dehors de toute exigence réglementaire).
• Communiquer les procédures et exigences pertinentes aux fournisseurs et sous-traitants.
• Identifier les situations d'urgence, mettre en œuvre et tester la capacité à réagir (communication de crise).

Quels sont les moyens de communication extérieure à mettre en place dans le cadre du système de management environnemental ?

Ils sont variés et souvent en rapport avec l'organisme, son secteur d'activités, sa clientèle, ...

Pour exemple, "KONE a développé des procédures afin d’étudier et de répondre systématiquement à toutes les questions des clients et autres acteurs concernés en matière d’environnement. Grâce à cette communication ouverte, KONE cherche à promouvoir ses technologies pour ascenseurs et escaliers mécaniques particulièrement respectueuses de l'environnement. KONE fournit également à ses clients et aux acteurs intéressés des informations environnementales pertinentes sur ses produits et processus."